Инвентаризация в кассе и отрицательный баланс

[Хакер]

Здравствуйте. Я должен провести инвентаризацию в кассе. Кассир не даёт ключи от кассы. Всё знают, что в кассе нет денег, а по факту кассир вкладывал свои деньги и в кассе примерно чуть выше -100000 рублей по документам. Кассир сказал, что даст ключи только после того, как получит деньги в банке и заберёт оттуда свою часть денег. Руководство не подписывает ему чек и требует, чтобы я составил акт о проведении инвентаризации и указал 0₽ на сегодняшнюю дату. Кассир пригрозил, что если я сделаю, как мне говорит руководство, то якобы мне потом не поздоровиться. У нас все официально проводится есть ведомости по которым кассир выдавал деньги и они лежат у руководства. Как человек я кассира понимаю, потому что мне самому приходилось работать на кассе в его отсутствие и тоже нужно было вкладывать свои деньги. Можно ли сделать в таком случае инвентаризацию в кассе? И как правильно сделать, чтобы Кассир после получения наличных смог забрать свои вложенные деньги из кассы?

[*Аннушка*]

"Я, я, я"...

Вы вообще кто? Должность, трудовая функция, наличие организационно-распорядительного документа о проведении инвентаризации?

22 часа назад, Хакер сказал:

Я должен провести инвентаризацию в кассе

В какой кассе?

КонсультантПлюс | Готовое решение | Актуально на 19.12.2023

Как провести инвентаризацию кассы

Во время инвентаризации кассы проверяют фактическое наличие денежных средств путем их полного поштучного пересчета. Кроме наличных денег могут проверяться денежные документы, документарные ценные бумаги и иные ценности, хранящиеся в кассе. Объекты инвентаризации определяются в приказе руководителя организации о проведении инвентаризации кассы. С 1 апреля 2025 г. инвентаризацию нужно проводить с учетом требований ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". До 1 апреля 2025 г. можно проводить инвентаризацию по текущему порядку или начать применять новый Стандарт, закрепив изменения в учетной политике. См. Приказ Минфина России 13.01.2023 N 4н.

1. Когда проводят инвентаризацию кассы

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы определяет сама организация (п. 7 Указания о порядке ведения кассовых операций).

Инвентаризацию кассы проводите по решению руководителя. Это могут быть плановые и внеплановые (внезапные) проверки. Однако есть случаи, когда инвентаризация кассы обязательна. В частности, в обязательном порядке ее проводите (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. п. 1.5, 2.1, 3.11 Методических указаний по инвентаризации):

·     перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

·     при смене материально ответственных лиц;

·     при обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи ценностей, хранящихся в кассе.

Конкретные сроки проведения проверки кассы установите в приказе об инвентаризации.

2. В чем состоит процедура инвентаризации кассы

Во время инвентаризации кассы не принимайте и не выдавайте денежные средства и иные ценности, хранящиеся в кассе и подлежащие проверке (Указания по применению и заполнению форм).

В процессе годовой инвентаризации проверьте все ценности, хранящиеся в кассе (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации):

·     наличные деньги;

·     денежные документы (почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожные билеты, карты оплаты услуг связи, топливные карты и др.);

·     ценные бумаги;

·     бланки документов строгой отчетности.

В иных случаях проверяйте те виды ценностей, которые указаны в приказе руководителя организации о проведении инвентаризации.

В ходе инвентаризации наличных денежных средств поштучно пересчитайте все денежные знаки, находящиеся в кассе. Сравните полученный результат с данными учета.

Порядок проведения инвентаризации денежных документов, хранящихся в кассе, не отличается от общего порядка инвентаризации. В процессе инвентаризации проверьте фактическое наличие денежных документов по их видам. Количество денежных документов, их реквизиты и стоимость сверьте с учетными данными, внесенными в инвентаризационные описи (акты инвентаризации) (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, проверьте их фактическое наличие по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров. Фактическое количество сверьте с данными аналитического учета по забалансовому счету 006 "Бланки строгой отчетности", отраженными в описи (акте). Стоимость бланков определять не нужно, так как их учитывают в условной оценке (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации ценных бумаг, хранящихся в кассе, по каждому виду ценных бумаг проверьте серии и номера, номинальную и фактическую стоимость, сроки гашения. Сверьте с данными, внесенными в подготовленные заранее описи (п. п. 3.11, 3.12 Методических указаний по инвентаризации).

Как проводят внезапную ревизию кассы

Внезапную ревизию кассы проводят на основании приказа руководителя организации. Заранее даты проведения внезапных ревизий неизвестны, но в Положении об инвентаризации может быть установлено их количество в течение года. Обычно такие ревизии проводят для контроля за соблюдением кассиром порядка ведения кассовых операций. Часто при внезапной ревизии кассы объектом проверки являются не все ценности, хранящиеся в кассе, а только наличные деньги. В остальном порядок проведения внезапной ревизии кассы не отличается от порядка плановой инвентаризации кассы.

3. Какими документами оформляют инвентаризацию кассы и ее результаты

Для проведения инвентаризации подготовьте бланки инвентаризационных описей (актов инвентаризации) в двух экземплярах - для материально ответственного лица (кассира) и для бухгалтерии (п. 2.5 Методических указаний по инвентаризации). Если инвентаризацию проводите в связи со сменой кассира, описи (акты) подготовьте в трех экземплярах - для прежнего и нового кассиров и для бухгалтерии.

Вы можете использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, например:

·     форму N ИНВ-15 - для оформления результатов инвентаризации денежных средств и денежных документов (Указания по применению и заполнению форм);

·     форму N ИНВ-16 - для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности (Указания по применению и заполнению форм).

Применяемые формы документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Перед началом инвентаризации инвентаризационная комиссия получает от кассира (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации):

·     не переданные в бухгалтерию приходные и расходные кассовые ордера;

·     расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на деньги и ценности, фактическое наличие которых проверяется, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все деньги и ценности, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие - списаны. Если инвентаризацию проводите при смене кассира, то расписку получите от прежнего кассира. Если вы используете унифицированные формы N ИНВ-15 и N ИНВ-16, то кассир должен подписать расписку, содержащуюся в этих формах.

Результаты инвентаризации денег и ценностей, хранящихся в кассе, инвентаризационная комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты инвентаризации). Их должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и кассир.

Кассир подтверждает своей подписью, что проверка проведена в его присутствии, и принимает проверенное имущество на свое ответственное хранение (п. п. 2.5, 2.6, 2.10 Методических указаний по инвентаризации). Если инвентаризацию проводите в связи со сменой кассира, то свою подпись ставит новый кассир.

Если в результате инвентаризации выявлены отклонения:

·     составьте сличительные ведомости по таким ценностям. При использовании унифицированных форм N ИНВ-15 и N ИНВ-16 отдельные сличительные ведомости не оформляйте, так как в этих формах уже предусмотрено указание данных об излишках и недостачах;

·     запросите у кассира объяснение причин излишков или недостач.