Согласно требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, должны быть, в частности, документально подтвержденными. В связи с изложенным иностранная компания, осуществляющая предпринимательскую деятельность в России через отделение, просит разъяснить, какими документами должны оформляться командировки сотрудников отделения.

Действительно, для целей налогообложения прибыли в Российской Федерации принимаются расходы, отвечающие требованиям, предусмотренным п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, согласно которому расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными и при этом произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
При осуществлении расходов на командировки следует учитывать, что порядок направления в командировки изложен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".
Служебной командировкой согласно п. 1 указанной Инструкции признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Основанием приказа о командировании является служебное задание, подписанное руководителем организации. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Командировки оформляются унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:
1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N N Т-9 и Т-9а;
2) командировочное удостоверение - форма N Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;
3) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.
Кроме того, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, доведен Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18) не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Кроме того, при загранкомандировках к авансовому отчету могут прилагаться ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).
Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык (основание: ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Командировочные расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы для уплаты налога на прибыль в Российской Федерации, определяются на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Одновременно хотелось бы отметить, что, так как при исчислении прибыли, относящейся к постоянному представительству иностранной компании в Российской Федерации, затраты такой иностранной компании, как и доходы, принимаются в той части, которая относится к данному постоянному представительству, командировочные расходы работников головного офиса иностранной компании, а также сотрудников иных иностранных организаций в связи с командировками в представительство иностранной компании в Российской Федерации в состав расходов этого постоянного представительства в целях налогообложения прибыли в Российской Федерации не включаются.
Е.Н.Соколова
Советник налоговой службы
III ранга
01.09.2005