Сотрудник полностью не представил документы по командировочным расходам. Можно ли вычесть сумму по расходам, не подтвержденным документами, из его зарплаты, а позднее, когда сотрудник представит отчет, возместить ему расходы? Если сотрудник не привез счет-фактуру из гостиницы, то обязан ли он "доставать" эти документы?

Если работник в трехдневный срок после возвращения из командировки не представил авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, руководитель организации может принять решение об удержании из его зарплаты подотчетных сумм. Такое право работодателю предоставлено ст. 137 ТК РФ (но с учетом ограничений по размеру удержаний, предусмотренных ст. 138 ТК РФ).
Издать распоряжение об удержании сумм невозвращенного аванса необходимо не позднее одного месяца со дня, установленного для отчета по командировке, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В противном случае взыскивать с работника невозвращенный аванс нужно через суд.
Работник, из зарплаты которого работодатель уже произвел удержание подотчетных сумм, может представить авансовый отчет по командировке. В этом случае на дату утверждения отчета руководителем у организации возникает задолженность перед работником. Погасить ее необходимо в ближайшую дату, установленную для выплаты зарплаты в организации. По нашему мнению, это вытекает из следующих положений Трудового кодекса РФ.
Статьей 168 ТК РФ на работодателя возложена обязанность возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой. Возмещение затрат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей, ст. 164 ТК РФ относит к компенсационным выплатам, которые согласно ст. 129 ТК РФ включены в понятие "заработная плата".
Подтвердить свои расходы на проживание в месте командировки работник может любым документом.
Но правила исчисления отдельных налогов, установленные Налоговым кодексом РФ, требуют применения специальных форм документов. Так, для применения вычетов по НДС необходимо иметь счет-фактуру или бланк строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой этого налога (в данном случае счет из гостиницы, составленный по унифицированной форме N N 3-Г или 3-Гм, утвержденной Письмом Минфина России от 13.12.1993 N 121).
Однако правила исчисления налогов не могут влиять на трудовые отношения между работником и работодателем. Поэтому при наличии документа, подтверждающего фактическую стоимость проживания, несмотря на отсутствие счета-фактуры, организация в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязана возместить работнику фактически понесенные расходы.
И.Чвыков
Подписано в печать
28.12.2005
"Новая бухгалтерия", 2006, N 1