Следует ли заполнять путевые листы в качестве подтверждения использования личного автотранспорта в служебных целях?

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работнику выплачивается компенсация за использование личного транспорта с согласия или ведома работодателя и в его интересах, а также возмещаются связанные с этим расходы. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 (с изм. и доп. от 15.11.2002, 09.02.2004). Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях определены Письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57. Для включения затрат на возмещение работнику расходов по использованию автомобиля в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, необходимо, чтобы они отвечали общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. При выплате компенсаций необходимо учитывать следующее: основанием для произведения выплат является приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации; личный автотранспорт работника используется им в процессе производственной (служебной) деятельности в соответствии с должностными обязанностями; дополнительные затраты, превышающие размеры компенсации, установленные законодательством, не могут быть учтены в составе расходов; компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце; за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер. Согласно Указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта. Путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда сотрудник выполняет задание в течение более одних суток (смены). Маршрут следования в путевом листе, связанный с выполнением перевозок или служебного задания, записывается по всем пунктам следования автомобиля. Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. Ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Г.Фрезе
Советник налоговой службы
Российской Федерации III ранга
Подписано в печать
11.01.2006
"Финансовая газета", 2006, N 1