Законодательство - Законодательство Санкт-Петербурга и Ленинградской области
- Типовые бланки, договоры
- Законодательство РФ
- Законодательство Москвы
- Законодательство Московской области
- Законодательство Санкт-Петербурга и Ленинградской области
- Постановления и Указы
- Медицинское законодательство
- Законопроекты
- Документы СССР
- Международное законодательство
- Комментарии к законам
- Общая судебная практика
- Судебная практика: Москва и Московская область
- Судебная практика: Поволжье
- Судебная практика: Северо-Кавказский регион
- Судебная практика: Северо-Запад
- Судебная практика: Урал
- Судебная практика: Волговятский регион
- Судебная практика: Восточная Сибирь
- Судебная практика: Западная Сибирь
- Юридические статьи
- Бухгалтерские консультации
- Финансовые консультации
- Статьи бухгалтеру
Алфавитный указатель
- ВОПРОС-ОТВЕТ. НАЛОГ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ (Налоги, n 2, январь 2006 года)
- ВОПРОС-ОТВЕТ. ПРИМЕНЕНИЕ ККТ (Налоги, n 1, январь 2006 года)
- ВОПРОС-ОТВЕТ. НАЛОГ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ (Налоги, n 23, декабрь 2005 года)
- в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: Журнал учета выдачи удостоверений, Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин Документы. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.). Термин Документы может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Термин Переписка используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: Переписка с гражданами о выдаче архивных справок. Для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: Переписка с Росархивом о...; Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве. Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров. Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства. В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год. В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: Бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года; Сводный баланс доходов и расходов за ii квартал 2004 года. Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): Личные карточки (форма Т-2). В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Третья графа Количество единиц хранения заполняется в конце календарного года. В четвертой графе Срок хранения и номера статей по перечню указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. Пятая графа Примечание заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 14 к Инструкции. 7.2. Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений т. 1, т. 2 и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка в дело n ..., дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. 7.3. Группировка отдельных категорий документов При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга, протоколы собраний и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии; дополнение к анкете; автобиография; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания; сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего; справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами; медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса); письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга; копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы; трудовой договор (контракт); экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга (при наличии); копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга); копии решений о поощрении гражданского служащего; копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; заявление гражданина об увольнении с государственной гражданской службы Санкт-Петербурга; копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении; копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копия запроса о передаче личного дела государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга в случае его перевода на иную должность государственной гражданской службы в другом государственном органе; лист проверки личного дела; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления. (пп. 11 - в ред. Распоряжения Правительства СПб от 31.10.2005 n 159-рп) 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. 7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях исполнительных органов для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях исполнительных органов несут руководители служб, осуществляющих хранение документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения исполнительного органа. 7.5. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях исполнительных органов. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях исполнительных органов членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительных органов; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой До минования надобности). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой ЭК также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе Примечание) делается соответствующая отметка, например: Уничтожено 02.04.2004 или Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004 и т.п. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 7.6. Оформление дела Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений исполнительных органов на архивное хранение подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивку или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 15 к Инструкции; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению 16 к Инструкции; оформление обложки дела. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе Количество документов. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе Примечания со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак +. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 7.7. Оформление обложки дела Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 17 к Инструкции. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название исполнительного органа; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела исполнительного органа будут приняты на государственное хранение. При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, n 1-100, т. 1.. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Например: 9 мая 2004 года При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: 09.04.2004 Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: [не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?]. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: Хранить постоянно). Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 7.8. Составление и оформление описей и актов Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами то же, другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: Документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи Примечание используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. 7.8.1. Опись дел постоянного хранения На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 18 к Инструкции. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф СОГЛАСОВАНО с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЭПМК) (по принадлежности исполнительного органа). После утверждения годового раздела ЭПМК опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в исполнительном органе. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом Санкт-Петербурга. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 19 к Инструкции. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела исполнительного органа. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 7.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительных органов. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20 к Инструкции. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 7.8.3. Опись дел по личному составу Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается руководителем исполнительного органа. 7.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны При обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению 22 к Инструкции и составляется в четырех экземплярах. После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения. 7.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях исполнительных органов до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем исполнительного органа или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению 23 к Инструкции. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года. 7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 7.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов. 7.9.2. Передача документов ликвидируемых исполнительных органов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга. 7.9.3. При ликвидации исполнительного органа: документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга; документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга; документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленного ликвидационной комиссией; (в ред. Распоряжения Правительства СПб от 01.03.2005 n 14-рп) документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 7.9.4. При реорганизации исполнительных органов документы передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с их компетенцией. 7.9.5. Перед передачей документов исполнительных органов в случае ликвидации или реорганизации исполнительных органов проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении исполнительного органа. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый исполнительный орган организуют устранение указанных нарушений.Приложение 1 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры. 2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки. 3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией. 4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п. 5. Планы основных мероприятий. 6. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем. 7. Документы с пометкой лично. 8. Копии счетов на оплату. 9. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.Приложение 2 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ 1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. Номенклатуры дел. 5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 6. Описи дел. 7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). 10. Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). 11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 12. Расценки (на производство работ). 13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). 14. Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). 15. Структура и штатная численность. 16. Тарифные ставки. 17. Уставы организаций. 18. Формы унифицированных документов. 19. Штатные расписания и изменения к ним.Приложение 3 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ОТТИСК ПЕЧАТИ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГЕРБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА) 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. Архивные справки. 3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.). 4. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). 5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). 7. Командировочные удостоверения. 8. Описи дел. 9. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). 10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 11. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). 12. Учредительные документы организаций. 13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк). 14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). 15. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.). 16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.). 17. Удостоверения. 18. Штатные расписания и изменения к ним.Приложение 4 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ----------------------------------------------------------t---------¬ ¦Наименование реквизита ¦Код¦ ¦¦реквизита¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Герб Санкт-Петербурга¦01 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Код организации по ОКПО ¦02 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)¦03 ¦ ¦юридического лица ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Идентификационный номерналогоплательщика/код причины¦04 ¦ ¦постановки на учет (ИНН/КПП) ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Код формы документа по ОКУД¦05 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Наименование организации¦06 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Справочные данные об организации ¦07 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Наименование вида документа¦08 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Дата документа ¦09 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Регистрационный номер документа ¦10 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Ссылка на регистрационный номер и дату документа¦11 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Место составления или издания документа¦12 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Адресат ¦13 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Гриф утверждения документа ¦14 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Резолюция¦15 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Заголовок к тексту¦16 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Отметка о контроле¦17 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦
- в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: Журнал учета выдачи удостоверений, Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин Документы. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.). Термин Документы может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Термин Переписка используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: Переписка с гражданами о выдаче архивных справок. Для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: Переписка с Росархивом о...; Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве. Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров. Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства. В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год. В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: Бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года; Сводный баланс доходов и расходов за ii квартал 2004 года. Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): Личные карточки (форма Т-2). В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Третья графа Количество единиц хранения заполняется в конце календарного года. В четвертой графе Срок хранения и номера статей по перечню указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. Пятая графа Примечание заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 14 к Инструкции. 7.2. Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений т. 1, т. 2 и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка в дело n ..., дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. 7.3. Группировка отдельных категорий документов При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга, протоколы собраний и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного служащего отдельно, документы в них группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета; дополнение к анкете; автобиография; копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации (переподготовку), наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются; копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий; справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную службу Санкт-Петербурга, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения. медицинское заключение о состоянии здоровья; решение конкурсной комиссии исполнительного органа (если гражданин принят на государственную службу Санкт-Петербурга по результатам конкурса); постановление Законодательного Собрания Санкт-Петербурга о согласии с назначением на должность отдельных должностных лиц исполнительных органов, в назначении которых на должность принимает участие Законодательное Собрание Санкт-Петербурга в соответствии с Уставом Санкт-Петербурга; личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Санкт-Петербурга; трудовой договор (контракт); копия или выписка приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Санкт-Петербурга, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга; справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе государственного служащего Санкт-Петербурга, принадлежащем ему на праве собственности, являющихся объектами налогообложения; типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне; аттестационные листы государственного служащего Санкт-Петербурга, прошедшего аттестацию и отзывы (характеристики) на него; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении квалификационных разрядов; копии документов о поощрении; копии решений конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной должности государственной службы; заявление гражданина об увольнении с государственной службы Санкт-Петербурга; выписка или копия приказа (постановления, распоряжения) о переводе на другую должность и прекращении государственной службы Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о включении в резерв кадров (или исключении из него) для замещения должностей государственной службы Санкт-Петербурга; копия запроса о передаче личного дела государственного служащего Санкт-Петербурга в случае его увольнения или перевода на новое место государственной службы; лист проверки личного дела; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела; сведения об изменении фамилии, семейного положения (заносятся в дополнение к анкете и заверяются печатью организации и подписью должностного лица при закрытии дела в делопроизводстве). Внутри перечисленных групп документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления; 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. 7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях исполнительных органов для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях исполнительных органов несут руководители служб, осуществляющих хранение документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения исполнительного органа. 7.5. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях исполнительных органов. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях исполнительных органов членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительных органов; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой До минования надобности). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой ЭК также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе Примечание) делается соответствующая отметка, например: Уничтожено 02.04.2004 или Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004 и т.п. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 7.6. Оформление дела Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений исполнительных органов на архивное хранение подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивку или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 15 к Инструкции; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению 16 к Инструкции; оформление обложки дела. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе Количество документов. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе Примечания со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак +. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 7.7. Оформление обложки дела Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 17 к Инструкции. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название исполнительного органа; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела исполнительного органа будут приняты на государственное хранение. При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, n 1-100, т. 1.. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Например: 9 мая 2004 года При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: 09.04.2004 Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: [не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?]. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: Хранить постоянно). Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 7.8. Составление и оформление описей и актов Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами то же, другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: Документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи Примечание используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. 7.8.1. Опись дел постоянного хранения На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 18 к Инструкции. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф СОГЛАСОВАНО с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЭПМК) (по принадлежности исполнительного органа). После утверждения годового раздела ЭПМК опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в исполнительном органе. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом Санкт-Петербурга. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 19 к Инструкции. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела исполнительного органа. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 7.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительных органов. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20 к Инструкции. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 7.8.3. Опись дел по личному составу Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается руководителем исполнительного органа. 7.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны При обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению 22 к Инструкции и составляется в четырех экземплярах. После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения. 7.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях исполнительных органов до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем исполнительного органа или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению 23 к Инструкции. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года. 7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 7.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов. 7.9.2. Передача документов ликвидируемых исполнительных органов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга. 7.9.3. При ликвидации исполнительного органа: документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга; документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга; документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленного ликвидационной комиссией; (в ред. Распоряжения Правительства СПб от 01.03.2005 n 14-рп) документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 7.9.4. При реорганизации исполнительных органов документы передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с их компетенцией. 7.9.5. Перед передачей документов исполнительных органов в случае ликвидации или реорганизации исполнительных органов проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении исполнительного органа. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый исполнительный орган организуют устранение указанных нарушений.Приложение 1 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры. 2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки. 3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией. 4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п. 5. Планы основных мероприятий. 6. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем. 7. Документы с пометкой лично. 8. Копии счетов на оплату. 9. Документы материального учета, статистической и другой отчетности.Приложение 2 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ 1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. Номенклатуры дел. 5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 6. Описи дел. 7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). 10. Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). 11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 12. Расценки (на производство работ). 13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). 14. Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). 15. Структура и штатная численность. 16. Тарифные ставки. 17. Уставы организаций. 18. Формы унифицированных документов. 19. Штатные расписания и изменения к ним.Приложение 3 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ОТТИСК ПЕЧАТИ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГЕРБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА) 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. Архивные справки. 3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.). 4. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). 5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). 7. Командировочные удостоверения. 8. Описи дел. 9. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). 10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 11. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). 12. Учредительные документы организаций. 13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк). 14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). 15. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.). 16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.). 17. Удостоверения. 18. Штатные расписания и изменения к ним.Приложение 4 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ----------------------------------------------------------t---------¬ ¦Наименование реквизита ¦Код¦ ¦¦реквизита¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Герб Санкт-Петербурга¦01 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Код организации по ОКПО ¦02 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)¦03 ¦ ¦юридического лица ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Идентификационный номерналогоплательщика/код причины¦04 ¦ ¦постановки на учет (ИНН/КПП) ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Код формы документа по ОКУД¦05 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Наименование организации¦06 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Справочные данные об организации ¦07 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Наименование вида документа¦08 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Дата документа ¦09 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Регистрационный номер документа ¦10 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Ссылка на регистрационный номер и дату документа¦11 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Место составления или издания документа¦12 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Адресат ¦13 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Гриф утверждения документа ¦14 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Резолюция¦15 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Заголовок к тексту¦16 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Отметка о контроле¦17 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦
- в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: Журнал учета выдачи удостоверений, Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин Документы. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.). Термин Документы может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Термин Переписка используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: Переписка с гражданами о выдаче архивных справок. Для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга. При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: Переписка с Росархивом о...; Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве. Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров. Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства. В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год. В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: Бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года; Сводный баланс доходов и расходов за ii квартал 2004 года. Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): Личные карточки (форма Т-2). В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Третья графа Количество единиц хранения заполняется в конце календарного года. В четвертой графе Срок хранения и номера статей по перечню указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. Пятая графа Примечание заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 14 к Инструкции. 7.2. Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений т. 1, т. 2 и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем ПВА; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка в дело n ..., дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. 7.3. Группировка отдельных категорий документов При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания; 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга, протоколы собраний и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного служащего отдельно, документы в них группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета; дополнение к анкете; автобиография; копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации (переподготовку), наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются; копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий; справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную службу Санкт-Петербурга, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения. медицинское заключение о состоянии здоровья; решение конкурсной комиссии исполнительного органа (если гражданин принят на государственную службу Санкт-Петербурга по результатам конкурса); постановление Законодательного Собрания Санкт-Петербурга о согласии с назначением на должность отдельных должностных лиц исполнительных органов, в назначении которых на должность принимает участие Законодательное Собрание Санкт-Петербурга в соответствии с Уставом Санкт-Петербурга; личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Санкт-Петербурга; трудовой договор (контракт); копия или выписка приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Санкт-Петербурга, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга; справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе государственного служащего Санкт-Петербурга, принадлежащем ему на праве собственности, являющихся объектами налогообложения; типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне; аттестационные листы государственного служащего Санкт-Петербурга, прошедшего аттестацию и отзывы (характеристики) на него; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении квалификационных разрядов; копии документов о поощрении; копии решений конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной должности государственной службы; заявление гражданина об увольнении с государственной службы Санкт-Петербурга; выписка или копия приказа (постановления, распоряжения) о переводе на другую должность и прекращении государственной службы Санкт-Петербурга; копии приказов (постановлений, распоряжений) о включении в резерв кадров (или исключении из него) для замещения должностей государственной службы Санкт-Петербурга; копия запроса о передаче личного дела государственного служащего Санкт-Петербурга в случае его увольнения или перевода на новое место государственной службы; лист проверки личного дела; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела; сведения об изменении фамилии, семейного положения (заносятся в дополнение к анкете и заверяются печатью организации и подписью должностного лица при закрытии дела в делопроизводстве). Внутри перечисленных групп документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления; 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке. 7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях исполнительных органов для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов. Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях исполнительных органов несут руководители служб, осуществляющих хранение документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов. Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения исполнительного органа. 7.5. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях исполнительных органов. Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях исполнительных органов членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов; отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительных органов; выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой До минования надобности). В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Дела с пометкой ЭК также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе Примечание) делается соответствующая отметка, например: Уничтожено 02.04.2004 или Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004 и т.п. Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 7.6. Оформление дела Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений исполнительных органов на архивное хранение подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий: подшивку или переплет дела; составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению 15 к Инструкции; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела согласно приложению 16 к Инструкции; оформление обложки дела. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б. В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе Количество документов. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе Примечания со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак +. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел. Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах. 7.7. Оформление обложки дела Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению 17 к Инструкции. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название исполнительного органа; название структурного подразделения, где оформлялось дело; индекс дела; номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела исполнительного органа будут приняты на государственное хранение. При изменении наименования исполнительного органа (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование исполнительного органа (структурного подразделения) заключается в скобки. При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например: Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, n 1-100, т. 1.. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Например: 9 мая 2004 года При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: 09.04.2004 Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком. Например: [не ранее 2001 г.]; [не ранее апреля - не позднее мая 1998 г.]; [не ранее 25] июня 2003 г.; 15 [января] 2002 г.; 16 августа [1999 г.]; [22 сентября 2003 г.?]. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: Хранить постоянно). Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается. Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела. 7.8. Составление и оформление описей и актов Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания. Описи составляются отдельно на следующие виды дел: дела постоянного срока хранения; дела временного (свыше десяти лет) срока хранения; дела по личному составу. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись. При составлении описи необходимо учитывать следующие требования: 1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером; 3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами то же, другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется); 4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: Документы за данный год см. также в разделе описи за ...год, дело n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу; 5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера); 6) графа описи Примечание используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д. 7.8.1. Опись дел постоянного хранения На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел исполнительного органа. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 18 к Инструкции. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела n..., которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке. Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел. Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф СОГЛАСОВАНО с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЭПМК) (по принадлежности исполнительного органа). После утверждения годового раздела ЭПМК опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в исполнительном органе. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом Санкт-Петербурга. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению 19 к Инструкции. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела исполнительного органа. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию. 7.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительных органов. Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20 к Инструкции. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах. 7.8.3. Опись дел по личному составу Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается руководителем исполнительного органа. 7.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны При обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению 22 к Инструкции и составляется в четырех экземплярах. После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения. 7.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях исполнительных органов до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем исполнительного органа или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению 23 к Инструкции. Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года. 7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации 7.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов. 7.9.2. Передача документов ликвидируемых исполнительных органов осуществляется ликвидационной комиссией. В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга. 7.9.3. При ликвидации исполнительного органа: документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга; документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга; документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в вышестоящий исполнительный орган по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленного ликвидационной комиссией; документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке. 7.9.4. При реорганизации исполнительных органов документы передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с их компетенцией. 7.9.5. Перед передачей документов исполнительных органов в случае ликвидации или реорганизации исполнительных органов проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении исполнительного органа. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый исполнительный орган организуют устранение указанных нарушений. Приложение 1 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры. 2. Пригласительные билеты, поздравительные письма и открытки. 3. Дайджесты прессы (информационные экспресс-бюллетени), обзоры печати, книги, периодические издания, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией. 4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п. 5. Планы основных мероприятий. 6. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем. 7. Документы с пометкой лично. 8. Копии счетов на оплату. 9. Документы материального учета, статистической и другой отчетности. Приложение 2 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ 1. Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 3. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. Номенклатуры дел. 5. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 6. Описи дел. 7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперативных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). 10. Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). 11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 12. Расценки (на производство работ). 13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). 14. Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). 15. Структура и штатная численность. 16. Тарифные ставки. 17. Уставы организаций. 18. Формы унифицированных документов. 19. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 3 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ОТТИСК ПЕЧАТИ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ГЕРБА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА) 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. Архивные справки. 3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.). 4. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). 5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). 6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). 7. Командировочные удостоверения. 8. Описи дел. 9. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). 10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 11. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). 12. Учредительные документы организаций. 13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк). 14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). 15. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.). 16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.). 17. Удостоверения. 18. Штатные расписания и изменения к ним. Приложение 4 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ----------------------------------------------------------t---------¬ ¦Наименование реквизита ¦Код¦ ¦¦реквизита¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Герб Санкт-Петербурга¦01 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Код организации по ОКПО ¦02 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)¦03 ¦ ¦юридического лица ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Идентификационный номерналогоплательщика/код причины¦04 ¦ ¦постановки на учет (ИНН/КПП) ¦¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Код формы документа по ОКУД¦05 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Наименование организации¦06 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Справочные данные об организации ¦07 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Наименование вида документа¦08 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Дата документа ¦09 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Регистрационный номер документа ¦10 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Ссылка на регистрационный номер и дату документа¦11 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Место составления или издания документа¦12 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Адресат ¦13 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Гриф утверждения документа ¦14 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Резолюция¦15 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Заголовок к тексту¦16 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦Отметка о контроле¦17 ¦ +---------------------------------------------------------+---------+ ¦
- ВОПРОС-ОТВЕТ. КОСВЕННЫЕ НАЛОГИ (Налоги, n 19, октябрь 2005 года)