РАСПОРЯЖЕНИЕ Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 n 76-рп ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 июля 2004 г. N 76-рп
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Типовая инструкция) и ввести ее в действие с 01.08.2004.
2. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга до 01.12.2004 на основе Типовой инструкции разработать, утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и согласовать их с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н.
Губернатор Санкт-Петербурга
В.И.Матвиенко

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Правительства Санкт-Петербурга
от 30.07.2004 N 76-рп
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы).
1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в исполнительных органах.
1.3. Методическое руководство исполнительными органами и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет Санкт-Петербурга и Ленинградской области в соответствии с их компетенцией.
1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.
1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.8. Работники исполнительных органов несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают руководителю исполнительного органа или его заместителю об утрате документов.
1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя исполнительного органа или его заместителя.
1.10. Разделы Инструкции по прохождению документов, организации работы с письмами и обращениями граждан, контролю разрабатываются исполнительными органами самостоятельно в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием.
2. Общие требования к оформлению документов
Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в исполнительных органах, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией.
2.1. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1.1. Герб Санкт-Петербурга
На бланках документов, подготавливаемых в исполнительных органах, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.
2.1.2. Код организации
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
2.1.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.1.5. Код формы документа
Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:
организационно-распорядительная документация;
банковская документация;
финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
отчетно-статистическая документация;
учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
документация по труду;
документация Пенсионного фонда Российской Федерации;
внешнеторговая документация.
2.1.6. Наименование организации
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, исполнительные органы, структурные подразделения исполнительных органов, должностные лица.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении об исполнительном органе. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Если автором документа является структурное подразделение или должностное лицо, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. В случае оформления совместных документов наименования организаций располагаются на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации.
2.1.7. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.1.8. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.1.9. Дата документа
Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее - подписание).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа число проставляется непосредственно при подписании.
Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять 05.01.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.01.05.
Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 14 марта 2004 г., а в остальных случаях - цифровой, например: 14.03.2004.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
2.1.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.
Регистрации подлежат все создающиеся в исполнительных органах документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению 1 к Инструкции).
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.
2.1.12. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Администрация Губернатора Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был издан в другом месте.
Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.
2.1.13. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Администрация Губернатора
Санкт-Петербурга
Секретариат
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Председателю
Законодательного Собрания
Санкт-Петербурга
В.А.Тюльпанову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Санкт-Петербурга
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.
При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725 (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, введенным в действие распоряжением губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1999 N 1144-р.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество - для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.
Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Комитет по благоустройству
и дорожному хозяйству
Караванная ул., д. 9,
Санкт-Петербург, 191011
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
При обращении к должностному лицу указываются только его фамилия и инициалы без указания "товарищ (т.)" или "господин (г-н)".
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В.А.Бунееву
2.1.14. Гриф утверждения документа
Утверждение - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.
Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-губернатор Санкт-Петербурга -
руководитель Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга
Личная подпись В.Н.Лобко
17.01.2004
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Комитета по строительству
Личная подпись Е.В.Яцышин
22.04.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Губернатора
Санкт-Петербурга
от 16.01.2004 N 12-рг
Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.
Дата утверждения (день месяца) проставляется должностным лицом, утвердившим документ, обозначение месяца и года допускается вносить машинописным способом.
При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать.
Гриф утверждения документа располагают в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа.
Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 2 к Инструкции.
2.1.15. Резолюция
Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.
В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и др.
Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Сидоровой О.А.
Жукову П.К.
Прошу подготовить проект
распоряжения Губернатора
Санкт-Петербурга по данному
вопросу к 24.07.2004
Личная подпись (расшифровка подписи)
17.05.2004
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями.
Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6.
2.1.16. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии;
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.1.17. Отметка о контроле
Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".
2.1.18. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены в разделе 3 Инструкции.
2.1.19. Отметка о наличии приложения
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по
недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга
на 2 л. в 1 экз.
2. Состав Городской комиссии по недвижимости
при Правительстве Санкт-Петербурга на 1 л. в
1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова "Приложение N" и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.
Приложение N 2
к распоряжению Губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.2004 N 8-рг
Допускаются слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать эти слова, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению Губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.2004 N 8-рг
2.1.20. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Реквизит располагается под текстом документа под отметкой о наличии приложения, например:
Председатель Комитета по образованию Личная подпись О.В.Иванова
При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:
Председатель Комитета Личная подпись О.В.Иванова
Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Председатель Комитета по земельным ресурсам
и землеустройству Санкт-Петербурга личная подпись Д.В.Гордо
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник отдела
документационного обеспечения Личная подпись А.Н.Архангельский
Начальник протокольного
сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Листвина
Члены комиссии: Личная подпись А.Б.Алексеев
Личная подпись Б.Д.Бочкин
Личная подпись Л.И.Вербина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель Комитета финансов Председатель Комитета
Санкт-Петербурга по управлению городским
имуществом
Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись И.М.Метельский
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.
Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.
Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:
Исполняющий обязанности
председателя Комитета по культуре А.А.Иванова
2.1.21. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Комитета финансов Санкт-Петербурга
Личная подпись А.А.Никонов
09.02.2004
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета
по здравоохранению
от 09.02.2004 N 4-56
Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".
Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Положение о ...
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета финансов Председатель Комитета
Санкт-Петербурга по здравоохранению
личная подпись А.А.Никонов Личная подпись Ю.А.Щербук
14.04.2004 14.04.2004
2.1.22. Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Документ визируется исполнителем и при необходимости заинтересованными в издании документа должностными лицами.
Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Председатель Жилищного комитета
Личная подпись М.Д.Щербакова
25.02.2004
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Председатель
Жилищного комитета
Личная подпись М.Д.Щербакова
25.02.2004
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.1.23. Оттиск печати
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.
Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в приложении 3 к Инструкции.
Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.24. Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.
На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.
Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:
Верно
Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева
26.01.2004
На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии", например:
Подлинник документа находится
в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
или
Копия с копии.
Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:
-----------------------------------------¬
¦В данном документе прошито и ¦
¦пронумеровано 6 (шесть) листов ¦
¦ Верно ¦
¦Начальник протокольного сектора ¦
¦Личная подпись Н.Г.Двигалева ¦
¦"___" ____________ 2004 ¦
¦ ¦
¦М.П. ¦
L-----------------------------------------
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.
2.1.25. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:
А.А.Петров
276 45 67
2.1.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс 05.05.2004
В дело N 07-139
Личная подпись
05.05.2004
или
Издан приказ от 01.04.2004 N 12
"О создании экспертной комиссии"
В дело N 07-150
Личная подпись
12.04.2004
2.1.27. Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.
В отметку о поступлении документа в организацию входят порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.
2.1.28. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование
2.2.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используется состав реквизитов документов согласно приложению 4 к Инструкции.
2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).
Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом.
2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов согласно приложениям 5, 6 к Инструкции.
При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.
2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки)
2.3.1. Образцы гербовых бланков документов исполнительных органов и структурных подразделений исполнительных органов разрабатываются Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга.
Гербовые бланки писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга являются полиграфической продукцией строгой отчетности, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
2.3.2. Выдача гербовых бланков писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга осуществляется машинописным бюро отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - машбюро). Бланки постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга не выдаются. Окончательный вариант этих документов печатается на номерных бланках только в машбюро. Для оперативного выполнения машинописных работ к документам, имеющим объем более двух листов, лицом, ответственным за согласование проекта правового акта, должна быть приложена дискета с текстом данного документа.
2.3.3. Учет гербовых бланков документов в исполнительных органах ведется раздельно по видам бланков в журналах учета гербовых бланков.
Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.
2.3.4. Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года в исполнительных органах, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению 7.
3. Текст документа
3.1. Общие требования к составлению текста документа
Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.
Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости).
Например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов"..."
В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.
Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.
В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст документа излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа.
Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
3.2. Порядок оформления правовых актов
3.2.1. Правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и иных исполнительных органов (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа или должностного лица, издающего правовой акт, название вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись.
3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" (о чем правовой акт).
3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...".
В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.14 Инструкции.
3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу ...".
Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.
3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.
3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например:
"6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н."
3.3. Постановление (распоряжение) Губернатора Санкт-Петербурга, постановление (распоряжение) Правительства Санкт-Петербурга
Постановления (распоряжения) Губернатора Санкт-Петербурга, постановления (распоряжения) Правительства Санкт-Петербурга оформляются на гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:
герб Санкт-Петербурга;
наименование органа или должностного лица, издающего постановление (распоряжение);
название вида акта;
дата акта - отделяется от наименования вида акта двумя межстрочными интервалами;
номер акта;
заголовок к тексту акта.
Заголовок к тексту акта печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок печатается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в постановлениях Губернатора Санкт-Петербурга завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", а в постановлениях Правительства Санкт-Петербурга - словами "Правительство Санкт-Петербурга ПОСТАНОВЛЯЕТ". Слова "ПОСТАНОВЛЯЕТ" и "ПОСТАНОВЛЯЮ" печатаются полужирным шрифтом, прописными буквами, вразрядку, без кавычек.
Образец оформления распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга представлен в приложении 8 к Инструкции, постановления Правительства Санкт-Петербурга - в приложении 9 к Инструкции.
Подпись Губернатора Санкт-Петербурга отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Санкт-Петербурга", которые печатаются в две строки через один межстрочный интервал полужирным шрифтом и центрируются относительно самой длинной строки.
Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений. Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
3.4. Распоряжение (приказ) исполнительного органа
Распоряжение (приказ) исполнительного органа оформляется на гербовом бланке установленного образца.
Обязательными реквизитами распоряжения (приказа) являются наименование исполнительного органа, название вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.
Текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Преамбула приказа заканчивается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек.
Образец оформления приказа представлен в приложении 10 к Инструкции.
4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж
4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга, руководителей исполнительных органов, оформляются на гербовых бланках писем:
Губернатора Санкт-Петербурга;
Правительства Санкт-Петербурга;
вице-губернаторов Санкт-Петербурга;
исполнительного органа.
Текст документа, как правило, печатается на русском языке.
При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.
Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ V,
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением".
Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иными должностными лицами, предусматриваются следующие реквизиты:
4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма.
В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:
American National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес. Например:
Mr. A.Widmar, Chairman,
D.Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
4.2.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
4.2.4. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
4.2.5. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;
"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.
4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля.
4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:
инициалы и фамилия адресата или название фирмы;
название улицы (площади, шоссе и т.п.);
номер дома;
номер квартиры;
название города;
название штата;
название страны;
почтовый индекс;
повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США).
Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец написания адреса на конверте дан в приложении 11 к Инструкции.
Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта.
Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.
Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки:
REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ;
AIR MAIL - АВИА;
EXPRESS DELIVERY (MAIL) - СО СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ;
POSTE RESTANTE - ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ.
Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО" ("PRIVATE", "PERSONAL", "CONFIDENTINAL").
Для того чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата.
5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств
5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.
Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:
единый стиль оформления документа;
четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;
правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;
соблюдение установленных размеров полей;
правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;
одинаковые абзацные отступы;
правильное построение таблиц.
5.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
5.3. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники.
Документы исполнительных органов печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12-14, через 1-2 межстрочных интервала.
5.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.
5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.
5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО (1,5 интервала)
Председатель
Юридического комитета (межстрочный интервал)
А.В.Митянина (1,5 интервала)
5.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
5.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:
СОСТАВ
Координационного совета
Председатель
Тарасов - вице-губернатор Санкт-Петербурга
Сергей Борисович
Заместитель председателя
Иванова - председатель Комитета
Ольга Владимировна по образованию
Члены совета:
Петрова - начальник Управления...
Инна Сергеевна
(и далее в алфавитном порядке)
5.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.
Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала, например:
Каблуков - начальник Секретариата
Валентин Александрович Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга
Двигалева - начальник протокольного сектора
Нина Григорьевна Секретариата Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга
5.10. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:
Начальник Секретариата Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга В.А.Каблуков
5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.
5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.
5.13. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат";
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";
16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ".
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.
5.14. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифра