СТАТЬЯ. "РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АПТЕЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ" (НАЧАЛО)(И.Максимова)("Фармацевтическое обозрение" октябрь, 2005)

"Фармацевтическое обозрение" октябрь, 2005
РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ АПТЕЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Традиционно считается, что реинжиниринг, или, говоря по-русски, реструктуризация предприятия, - это процесс, которому подвержены крупные производства, и к малому бизнесу не имеющий никакого отношения. В чем-то это справедливо: в отличие от промышленных гигантов небольшое предприятие более гибко реагирует на рыночные изменения. Однако иногда в реинжиниринге нуждается и оно.
В современной бизнес-терминологии этим сложным словом принято называть совокупность методов и средств, предназначенных для кардинального улучшения основных показателей деятельности любого - большого или малого - предприятия при помощи фундаментального переосмысления и радикального перепроектирования существующих бизнес-процессов.
Реинжиниринг хорош тем, что позволяет резко, скачкообразно улучшить показатели деятельности предприятия - повысить качество продукции, снизить ее себестоимость. К реинжинирингу в фармацевтическом бизнесе прибегают в случае объединения нескольких предприятий - к примеру, при реорганизации нескольких аптек в аптечную сеть с единым управлением, как это происходит с муниципальными аптеками по всей стране.
В бизнесе ни один шанс не теряется:
если вы его загубили, его отыщет ваш конкурент.
NN
ЗАЧЕМ И КОМУ ЭТО НУЖНО
Реинжиниринг необходим в нескольких случаях:
- система работы предприятия устарела и не отвечает реалиям рынка;
- предприятие стремится снизить издержки за счет оптимизации тех или иных бизнес-процессов с внедрением информационных и коммуникационных технологий;
- когда компания больше не хочет мириться с ухудшающимися показателями бизнеса и исчерпала все возможности локального улучшения тех или иных процессов.
Реинжиниринг бизнес-процессов любого предприятия, в том числе и аптечного, начинается с осмысления проходящих на нем процессов, в результате которого получают ответ на два ключевых вопроса: что мы делаем? и почему мы это делаем именно таким способом?
Изменения на предприятии, как правило, происходят не спонтанно, а в результате изменившихся требований внешней среды, которым нужно соответствовать, чтобы выжить на рынке. В случае с аптечным предприятием таким требованием является потребитель с его нуждами и запросами, которые в значительной мере изменились за последние десять лет.
С ЧЕГО НАЧАТЬ?
С создания реинжиниринговой команды, в состав которой могут войти не только сотрудники предприятия, но и привлеченные консультанты. Цель работы команды - оценка (описание) текущих бизнес-процессов компании и разработка новой системы работы предприятия с прогнозом на будущее. Итак, реинжиниринг включает три этапа:
I этап: описание бизнес-процессов с детальным расчетом всех использующихся технологий и связанных с ними издержек.
II этап: определение потребностей рынка (в нашем случае клиентов) и расчет рыночных ожиданий. Оценка рыночных ожиданий проводится различными методами - с помощью опросов клиентов, организации фокус-групп и т.д.
III этап: разработка новых моделей управления и принципиального изменения текущих бизнес-процессов компании.
В качестве примера рассмотрим коммерческий процесс розничного предприятия - сети неавтоматизированных аптечных пунктов, которая в результате проведенного реинжиниринга вдвое увеличила доходность по сравнению с предыдущим годом. На I этапе реинжиниринга описание розничного аптечного предприятия, основным бизнес-процессом которого является осуществление коммерческого процесса реализации лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, - выглядит так.
Владелец бизнес-процесса: директор аптеки или управляющий менеджер сети, деятельность которого проходит в рамках определенных целей предприятия и задач, поставленных вышестоящим руководством.
Стадии бизнес-процесса:
1. сбор информации о товаре;
2. заказ товара;
3. приемка товара;
4. формирование розничных цен;
5. оприходование товара;
6. маркировка;
7. размещение товара по местам хранения;
8. реализация.
Последовательность стадий можно представить на схеме 1 (не приводится).
ОПИСАНИЕ СТАДИЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Стадия бизнес-процесса "Сбор информации о товаре"
Участниками данной стадии бизнес-процесса являются маркетолог и управляющий менеджер.
Цели процесса: получение своевременной и точной информации о потребности аптечной сети в товаре.
Владелец бизнес-процесса: управляющий менеджер, который организует и исполняет данный процесс и маркетолог (организует, исполняет и контролирует).
Итак, стадия бизнес-процесса "Сбор информации" начинается с формирования ассортиментного перечня с текущими рангами товаров согласно ABC и XYZ-анализу. Этот перечень далее передается управляющему менеджеру.
Управляющий менеджер на основании данного перечня заполняет опросный лист по текущему остатку препаратов в сети и далее формирует дефектуру по каждой розничной точке.
Стадия бизнес-процесса "Заказ товара"
Цели процесса: обеспечение бесперебойной поставки товаров аптечного ассортимента в аптечные пункты и соблюдение основных характеристик ассортимента аптеки согласно ABC и XYZ-анализу.
Владелец бизнес-процесса: директора аптечных пунктов.
Процесс регламентируется ассортиментной политикой, нормативно-правовыми актами, уставом аптечной сети, внутренними документами, договорами с поставщиками, планом закупок по поставщикам.
Заказ товаров происходит ежедневно, кроме субботы и воскресенья. Чтобы обеспечить высокую оборачиваемость товарных запасов, товары заказываются в среднем из расчета: минимальный запас - 5 дней, максимальный запас - 15 дней.
Заказ товаров начинается с определения текущей потребности в товаре менеджером сети (схема 2), при составлении заявки обязательно учитывается дефектура по индивидуальным заказам клиентов, текущая дефектура (которая возникает во время рабочего дня и записывается работниками первого стола в дефектурные листы).
Схема 2
-----------¬
------------¬ ¦Маркетолог¦
¦Управляющий¦ L--T--------
¦ менеджер ¦ ¦
L-----T------ /
¦ ---------------------------¬
/ ¦Ассортиментный ¦
---------------------¬ ¦перчень с рангами товаров ¦
¦Взять ассортиментный¦ ¦согласно ABC и XYZ-анализу¦
¦ перечень в отделе ¦ L------T--------------------
¦ маркетинга ¦ ¦
L----T---------------- /
¦ ------------¬
/ ¦Управляющий¦
----------------------------¬ ¦ Менеджер ¦
¦Отправить в сеть с курьером¦ L---T--------
¦ассортиментный перечень и ¦ ¦
¦получить ответ сотрудников ¦ /
¦сети (первостольников) ¦ ---------------------------------------¬
L----T----------------------- ¦Автоматизированный ввод остатков. ¦
¦ ¦Формирование на месте дефектуры. ¦
/ ¦Контроль товара (серия, приход и т.д.)¦
----------------------------¬ L---------------------------------------
¦ На основании заполненного ¦
¦ ассортментного перечня ¦
¦ сформировать дефектуру ¦
L----------------------------
Схема 3
---------------------¬
¦Сформировать сводный¦
¦ прайс-лист по ¦
¦модемным программам ¦
L---------T-----------
¦
--------------------------+-----------T--------------------¬
-----------+--------¬ -----------+---------¬ ------+-----¬
¦Выбрать оптимальную¦ ---- ¦Оптимизировать заказ+---¦ Отправить ¦
¦ цену по каждой ¦ L---/ ¦ с нормативами по +---/¦ заказ ¦
¦ позиции ¦ ¦ дистрибьюторам ¦ ¦ ¦
L-------------------- L--------------------- L------------
/ /
-------------- -------------
-----+----------------¬ --------------+----------¬
¦ Выбрать минимальную ¦ ¦Просчитать заказ товара ¦
¦цену из предложенного¦ ¦в соответствии с текущим¦
¦сводного прайс-листа.¦ ¦планом и плановой долей ¦
L---------------------- ¦ дистрибьютеров ¦
/ L-------------------------
¦ /
¦ ---------------------------¬ ¦ -----------------------¬
¦ ¦ Взять данные по ценовому ¦ ¦ ¦Взять у секретаря план¦
¦ ¦ мониторингу рынка Москвы ¦ ¦ ¦ по закупкам у ¦
L---+ в отделе маркетинга и ¦ L--+ дистрибьюторов ¦
¦ загрузить информационной ¦ L-----------------------
¦системе "Медицина для Вас"¦
L---------------------------
Определив полностью потребность в товаре, управляющий менеджер анализирует предложения поставщиков, то есть определяет наличие требуемых товаров, сравнивает цены, просматривает новинки.
В результате анализа предложений поставщиков формируется сводный прайс-лист и принимается окончательное решение по включению товара в необходимом количестве в состав заявки. При принятии окончательных решений управляющий менеджер сети руководствуется ассортиментной, ценовой и сбытовой политикой, рейтингом поставщиков, плановыми показателями коммерческого процесса и информацией по товарным остаткам аптечных пунктов. Заявки заполняются по мере изучения предложений поставщиков в электронном виде (используется как собственное программное обеспечение, так и модемные программы дистрибьюторов). После составления заявок и отправки по электронной почте в адрес фармацевтических фирм основной заказ считается размещенным. В случае, если нет возможности отправить заявку в электронном виде, заявка может быть отправлена по факсу или передана по телефону.
Стадии бизнес-процесса "Прием товара",
"Формирование розничных цен", "Оприходование
товара", "Маркировка товара"
Цели процессов: Как можно быстрее принять товар для реализации и выявить некачественную продукцию или недовоз для экстренного устранения возможных последствий.
Владелец бизнес-процессов: провизор-инспектор сети аптечных пунктов, управляющий менеджер сети, руководитель товарно-учетного отдела.
Стадия бизнес-процесса "Прием товара" осуществляется с момента доставки товара в зону приемки аптечных пунктов. Экспедитор фирмы-поставщика размещает товар в зоне приемки товара аптечного пункта и передает пакет документов сотруднику отдела приемки. С пакетом документов передается счет-фактура, счет, товарная накладная, копии сертификатов соответствия или сертификационная ведомость, протокол согласования цен или спецификация и маршрутный лист.
В процессе приемки товара пересчитывается количество мест товара, осматривается целостность транспортной тары, затем подписывается маршрутный лист, экземпляры счета-фактуры и товарной накладной с проставленными печатями и передаются обратно экспедитору. Далее полученные первичные документы передаются с курьером в офис. Процесс приемки осуществляется по количеству мест и по качеству.
Стадия бизнес-процесса "Формирование розничных цен" начинается при получении электронных накладных от поставщиков провизором-инспектором. Далее провизор-инспектор расценивает товар в соответствии с текущей ценовой стратегией розничного предприятия; при формировании цены учитываются также рекомендуемые розничные цены (на некоторые товары регламентируются самим производителем), принадлежность лекарственного средства к перечню ЖНВЛС. За формирование розничных цен на товар отвечает провизор-инспектор и руководитель ТУО (товарно-учетного отдела). Далее формируются внутренние документы и отправляются с курьером в аптечные пункты.
Стадия бизнес-процесса "Оприходование товара" производится для товара, который успешно прошел приемку по количеству и качеству. Оприходование товара происходит при получении сотрудниками аптечных пунктов внутренних накладных (в них указаны наименование товара, цена продажи, количество, срок годности, серия).
Стадия бизнес-процесса "Маркировка оприходованного товара" начинается собственно с маркировки. Маркировка товара производится в соответствии с полученными внутренними документами с помощью ленточного пистолета (на этикетке указывается цена, дата прихода). Во время наклейки этикеток происходит проверка соответствия указанного количества упаковок определенного товара в накладной и фактического количества товара. При несовпадении оформляется акт об установленном несоответствии количества, который направляется в офис провизору-инспектору. После завершения маркировки товара документы качества на весь входящий товар остаются на хранении у ответственного за хранение сертификатов лица. Остальные документы прикладываются к товарному отчету, который доставляется в бухгалтерию.
Схема 4
--------¬ ------------------¬
|-------------¦ Офис ¦ ¦ Прием товара ¦
| L-------- ¦в аптечном пункте¦
| L--------T---------
| ------------------¬ ¦
| ¦Прием электронных¦ ¦
| ¦ накладных ¦ ¦
| L--------T--------- ¦
| ¦ ¦
| ---------+--------¬ ¦
| ¦ Формирование ¦ ¦
| ¦ розничных цен ¦ ¦
| L--------T--------- ¦
| ¦ ¦
| ¦ --------------------¬ ¦
| ¦ ¦Передача в аптечный¦ ¦
| L---+ пункт внутренних ¦ ¦
| ¦ накладных ¦ ¦
| L-------------------- ¦
| ¦
--------------------------T-----------------------+----------------------T-----------------------¬
-----+---------¬| ------+------¬ -------+-----¬ ---------+-------¬ ----------+-------¬
¦ Приемка по ¦| ¦ Оформление ¦ ¦ Приемка по ¦ ¦Оформление актов¦ ¦Оформление товара¦
¦ количеству +-------->¦ первичных +-------->¦ количеству +------>¦ претензий и +---->¦ по полученным ¦
¦ мест ¦| ¦ документов ¦ ¦ и качеству ¦ ¦передача в офис ¦ ¦ внутренним ¦
L---------------| L-----T------- L------------- L----------------- ¦ документам ¦
| ¦ L---------T--------
| ¦ ¦
| ------+-------¬ ----------+-------¬
| ¦ Передача в ¦ ¦Маркировка товара¦
---------¦ офис ¦ ¦ по внутренним ¦
L-------------- ¦ накладным и ¦
¦ оформление ¦
L------------------
Стадия бизнес-процесса "Размещение товара
по местам хранения"
Цели процесса: оптимальное размещение товара в аптечном пункте согласно всем нормам хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, а также принципам мерчандайзинга.
Владелец бизнес-процесса: управляющий менеджер сети.
Распределение товара рассматривается как процесс, протекающий постоянно, который происходит как в отношении только поступившего товара, так и в отношении товара, который уже расставлен по местам предпродажного хранения. Товар размещается согласно условиям хранения. При формировании адреса хранения учитываются принадлежность товара к определенной фармакологической и токсикологической группе, предусматривается раздельное хранение товара по способу применения (внутреннее, наружное), по температурному режиму, согласно отраслевому стандарту, а также логистическим принципам размещения.
Схема 5
-----------------¬
¦ Товар только ¦
¦ поступивший ¦
L-------T---------
¦
-----------------¬ ¦
¦ Товар уже ¦ ¦
¦ находящийся в ¦<-----------------| ¦
¦ продаже ¦ | ¦
L--------T-------- | ¦
¦ | ¦
----------+-----------¬ | ¦
-------+-----¬ -----------+-----------¬ | ¦
¦ Проверка ¦ ¦ Обновление выкладки ¦ | ¦
¦правильности¦ ¦ в соответствии с ¦ | ¦
¦ хранения ¦ ¦нормами мерчандайзинга¦ | ¦
L------------- L----------------------- | ¦
| ¦
---------------------------|----+--------------------¬
----------+----------¬ --------------+----¬ ---------+------¬
¦ Определение адреса ¦ ¦Размещение товара ¦ ¦ Утилизация ¦
¦ хранения с учетом ¦ ¦ на стелажах или ¦ ¦ товара ¦
¦ всех необходимых ¦ ¦ витринных полках ¦ ¦ ¦
¦норм хранения товара¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------- L------------------- L----------------
В следующей статье мы завершим описание стадий бизнес-процесса первого этапа реинжиниринга данного розничного предприятия и рассмотрим оставшиеся два этапа.
Директор по маркетингу
фармацевтической компании "Итек",
канд. экон. наук
www.interprovizor.ru
И.МАКСИМОВА