Организация приобрела комплект спецодежды и выдала его работнику, характер работы которого требует использования спецодежды, что предусмотрено типовыми отраслевыми нормами. Срок носки выданной спецодежды составляет менее 12 месяцев. До истечения срока носки спецодежды работник уволился и сдал спецодежду на склад. Как отразить указанные операции в бухгалтерском и налоговом учете?..

Организация приобрела за 1180 руб., в том числе НДС 180 руб., комплект спецодежды и выдала его работнику, характер работы которого требует использования спецодежды, что предусмотрено типовыми отраслевыми нормами. Срок носки выданной спецодежды составляет менее 12 месяцев. Спецодежда выдана работнику во временное пользование. До истечения срока носки спецодежды работник уволился и сдал спецодежду на склад. В следующем месяце данная спецодежда выдана другому работнику. Согласно учетной политике организации стоимость спецодежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, списывается единовременно в момент ее передачи (отпуска) в эксплуатацию. Как отразить указанные операции в бухгалтерском и налоговом учете?
Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в организации возлагаются на работодателя. Приобретение, хранение, стирка, чистка, ремонт, дезинфекция и обезвреживание средств индивидуальной защиты работников, в том числе специальной одежды, осуществляются за счет средств работодателя (ст. ст. 22, 212, 221 Трудового кодекса РФ).
Приобретенная специальная одежда, срок службы которой не превышает 12 месяцев., в целях бухгалтерского учета учитывается в составе оборотных активов и отражается на счете 10 "Материалы", субсчет 10-10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе", в сумме фактических затрат на ее приобретение (без учета НДС) (п. п. 2, 11, 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, п. 16 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н).
Сумма НДС, уплаченная поставщику спецодежды, принимается к вычету после того, как спецодежда будет принята к учету и оплачена на основании пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ.
Передача в эксплуатацию спецодежды, срок службы которой не превышает 12 месяцев, может отражаться по дебету счета 20 "Основное производство" в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет 10-10, в момент ее передачи (отпуска) работнику организации (п. 21 Методических указаний). При этом с целью обеспечения контроля за сохранностью специальной одежды ее стоимость при передаче в эксплуатацию может отражаться на дополнительно введенном забалансовом счете, например, 012 "Специальная одежда, переданная в эксплуатацию" (п. 23 Методических указаний).
Согласно п. 64 Методических указаний специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит ими возврату, в том числе в случае увольнения.
В данном случае работник в связи с увольнением возвращает спецодежду на склад до истечения срока службы.
Выдача работникам и возврат ими специальной одежды, а также ее срок носки и процент годности на момент выдачи должны отражаться в личных карточках работников (п. п. 61, 62 Методических указаний).
В связи с тем что учетной политикой организации предусмотрено единовременное списание стоимости спецодежды в момент ее выдачи, при возврате ее на склад дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета не производится.
Для целей исчисления налога на прибыль расходы на приобретение специальной одежды, не признаваемой амортизируемым имуществом, включаются в состав материальных расходов в полной сумме в момент ввода ее в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Для принятия к налоговому учету расходов по приобретению спецодежды следует учитывать положения ст. 252 НК РФ, на основании которой под расходами понимаются экономически оправданные затраты. По многочисленным разъяснениям Минфина России (см., например, Письмо от 21.06.2005 N 03-03-04/1/18, Письмо от 20.06.2005 N 03-03-04/1/6 (ответы на частные вопросы налогоплательщика)) и МНС России (см., например, Письмо от 12.04.2004 N 02-5-10/23) затраты на приобретение спецодежды для работников могут быть отнесены к материальным расходам только при условии, что законодательством предусмотрено ее обязательное применение работниками.
Таким образом, в данном случае организация вправе учесть в целях налогового учета стоимость специальной одежды, предусмотренной типовыми и отраслевыми нормами, единовременно в момент ее первого отпуска в эксплуатацию.
--------------------------T------T------T-------T----------------¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Отгрузочные ¦
¦Оприходована спецодежда ¦ ¦ ¦ ¦ документы ¦
¦(1180 - 180) ¦10-10 ¦ 60 ¦ 1 000¦ поставщика ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражена сумма НДС, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предъявленная поставщиком¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦спецодежды ¦ 19 ¦ 60 ¦ 180¦ Счет-фактура ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Произведена оплата ¦ ¦ ¦ ¦Выписка банка по¦
¦поставщику спецодежды ¦ 60 ¦ 51 ¦ 1 180¦расчетному счету¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Счет-фактура, ¦
¦Принят к вычету НДС со ¦ ¦ ¦ ¦Выписка банка по¦
¦стоимости спецодежды ¦ 68 ¦ 19 ¦ 180¦расчетному счету¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражена передача ¦ ¦ ¦ ¦ Ведомость ¦
¦спецодежды в ¦ ¦ ¦ ¦ учета выдачи ¦
¦эксплуатацию ¦ 20 ¦10-10 ¦ 1 000¦ спецодежды ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ведомость ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ учета выдачи ¦
¦Стоимость спецодежды ¦ ¦ ¦ ¦ спецодежды, ¦
¦отражена на забалансовом ¦ ¦ ¦ ¦ Личная ¦
¦счете ¦ 012 ¦ ¦ 1 000¦ карточка ¦
L-------------------------+------+------+-------+-----------------
Н.В.Чаплыгина
Консультационно-аналитический
центр по бухгалтерскому учету
и налогообложению
14.10.2005