Операционная система сервера вышла из строя, и организация понесла расходы на оплату работ специализированной организации по ее восстановлению. В следующем месяце выяснилось, что поломка произошла вследствие несанкционированного доступа работника, причем работник воспользовался данными, которые составляют коммерческую тайну организации. Работник добровольно возместил реальный ущерб от своих действий...

В нерабочее время операционная система сервера организации вышла из строя. Причины этой поломки определены не были. Расходы на оплату работ специализированной организации (применяющей упрощенную систему налогообложения) по восстановлению операционной системы сервера в сумме, уплаченной по договору, составили 20 000 руб.
В следующем месяце служба безопасности организации выяснила, что выход из строя операционной системы произошел вследствие того, что работник организации в нерабочее время со своего домашнего компьютера пытался получить доступ к информации, находящейся на сервере работодателя и являющейся коммерческой тайной. При этом он воспользовался данными (логин, пароль и IP-адрес сервера), которые также составляют коммерческую тайну организации. Работник признал свою вину в несанкционированном доступе и в этом же месяце добровольно возместил реальный ущерб от данных действий путем внесения в кассу организации денежных средств (20 000 руб.). Сумма ущерба не превышает средний заработок работника.
Как отразить в учете расходы по восстановлению операционной системы и расчеты с работником по возмещению ущерба?
Поскольку причины выхода из строя операционной системы определены не были, то расходы по ее восстановлению признаны организацией в составе расходов по обычным видам деятельности в месяце, когда специализированной организацией произведены соответствующие работы (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Такие расходы могут быть признаны общехозяйственными, для учета которых Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, предназначен счет 26 "Общехозяйственные расходы". Оплата специализированной организации за работы по восстановлению операционной системы сервера отражается по кредиту счета 51 "Расчетные счета" и дебету счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в сумме договорной цены выполненных работ <*>.
В целях налогообложения прибыли расходы организации по восстановлению операционной системы сервера признаются на основании п. 1 ст. 260 Налогового кодекса РФ (как расходы на ремонт основного средства - сервера) в сумме фактических затрат.
В рассматриваемом случае в месяце, следующем за месяцем выхода из строя операционной системы, служба безопасности организации выяснила, что данная поломка произошла вследствие того, что работник организации пытался получить доступ к информации, являющейся коммерческой тайной. Причем для получения доступа работник воспользовался данными, которые также составляют коммерческую тайну организации.
В соответствии со ст. 139 Гражданского кодекса РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными ГК РФ и другими законами. Согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ условия о неразглашении охраняемой законом тайны (в том числе коммерческой) могут предусматриваться непосредственно в трудовом договоре.
Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" установлено, что к информации, составляющей коммерческую тайну, может относиться научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны (п. 2 ст. 3 Федерального закона N 98-ФЗ).
В данном случае работник не разгласил <**> коммерческую тайну организации, но использовал ее в личных целях, что является нарушением пп. 2 п. 3 ст. 11 Федерального закона N 98-ФЗ. Причем действия работника вызвали сбой в операционной системе сервера организации, вследствие которого организация понесла расходы по ее восстановлению. Федеральным законом N 98-ФЗ не предусмотрена материальная ответственность работников за использование информации, составляющей коммерческую тайну работодателя, в личных целях. В то же время п. 1 ст. 14 указанного Федерального закона предусмотрено, что нарушение Федерального закона N 98-ФЗ влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Кроме того, согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.
Согласно нормам ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба.
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ).
В данном случае работник добровольно возмещает организации реальный ущерб, который равен стоимости работ по восстановлению операционной системы, произведенных специализированной организацией (20 000 руб.).
Сумма возмещаемого работником ущерба признается внереализационным доходом и отражается по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы" (п. 8 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н, Инструкция по применению Плана счетов). Погашение работником задолженности по возмещению ущерба путем внесения в кассу организации денежных средств отражается по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 73, субсчет 73-2.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль доходы организации в сумме подлежащего возмещению ущерба учитываются в качестве внереализационных (п. 3 ст. 250 НК РФ).
Исходя из вышесказанного в данном случае различий в признании в бухгалтерском и налоговом учете расходов организации по восстановлению операционной системы и доходов в сумме возмещения работником ущерба не возникает.
--------------------------T------T------T-------T----------------¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Акт приемки- ¦
¦Отражены расходы по ¦ ¦ ¦ ¦ сдачи ¦
¦восстановлению ¦ ¦ ¦ ¦ выполненных ¦
¦операционной системы <*> ¦ 26 ¦ 60 ¦ 20 000¦ работ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Оплачена стоимость ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦работ, произведенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦специализированной ¦ ¦ ¦ ¦Выписка банка по¦
¦организацией ¦ 60 ¦ 51 ¦ 20 000¦расчетному счету¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ В следующем месяце ¦
+-------------------------T------T------T-------T----------------+
¦Отражена задолженность ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦работника по возмещению ¦ ¦ ¦ ¦ Распоряжение ¦
¦ущерба ¦ 73-2 ¦ 91-1 ¦ 20 000¦ руководителя ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Работником погашена ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦сумма задолженности ¦ ¦ ¦ ¦ Приходный ¦
¦по возмещению ущерба ¦ 50 ¦ 73-2 ¦ 20 000¦ кассовый ордер ¦
L-------------------------+------+------+-------+-----------------
--------------------------------
<*> Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не являются плательщиками НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), то есть стоимость выполненных специализированной организацией работ НДС не содержит.
<**> В терминологии названного Федерального закона разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору (п. 9 ст. 3 Федерального закона N 98-ФЗ).
В.В.Гришина
Консультационно-аналитический
центр по бухгалтерскому учету
и налогообложению
17.10.2005