Работник организации направлен в заграничную командировку в Казахстан сроком на 5 дней (с 16.01.2006 по 20.01.2006). В соответствии с коллективным договором за каждый день нахождения в командировке в Казахстане суточные выплачиваются в размере 55 долл. США, а на территории РФ - 100 руб. Каким образом отражаются в учете организации операции, связанные с выплатой суточных?..

Работник организации с целью заключения договора поставки продукции направлен в заграничную командировку в Казахстан сроком на 5 дней (с 16.01.2006 по 20.01.2006). Из кассы организации выдано работнику под отчет в счет оплаты суточных 6500 руб. Авансовый отчет представлен работником и утвержден руководителем организации 23.01.2006. Курс доллара США по отношению к рублю, установленный ЦБ РФ, на дату утверждения авансового отчета работника составляет (условно) 28,9 руб/долл. В соответствии с коллективным договором за каждый день нахождения в командировке в Казахстане суточные выплачиваются в размере 55 долл. США, а на территории РФ - 100 руб. Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли организация определяет методом начисления. Каким образом отражаются в учете организации операции, связанные с выплатой суточных?
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (ст. 168 ТК РФ) <*>.
Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным под отчет на командировочные расходы, производятся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).
Согласно п. 11 Порядка выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Выдача денежных средств под отчет отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Командировочные расходы (в рассматриваемом случае - суточные) являются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Расходы признаются в бухгалтерском учете при соблюдении условий, указанных в п. 16 ПБУ 10/99. Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета, поскольку именно на эту дату сумма расходов может быть определена.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка).
В рассматриваемом случае при направлении работника в заграничную командировку ему выдан рублевой аванс, в этом случае авансовый отчет составляется в рублях (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
В бухгалтерском учете командировочные расходы, связанные с продажей продукции, отражаются по дебету счета 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции с кредитом счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом суточные принимаются для целей налогообложения в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
При определении для целей налогообложения прибыли расходов методом начисления командировочные расходы признаются в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли к прочим расходам относятся расходы на выплату суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (пп. "а" п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 93).
Что касается норм суточных при заграничных командировках, то отметим, что с 01.01.2006 для целей налогообложения прибыли применяются новые нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 N 299 "О внесении изменений в Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93".
Так, с 01.01.2006 для целей налогообложения прибыли за каждый день нахождения в заграничной командировке в Казахстане суточные принимаются в размере 55 долл. США (Приложение к Постановлению Правительства РФ N 299).
Согласно Письму Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ.
Суточные, выплачиваемые работникам в пределах законодательно установленных норм, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и, соответственно, страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
С суточных, выплачиваемых работникам в пределах норм, установленных законодательством РФ, не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).
--------------------------T------T------T-------T----------------¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Выданы денежные средства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦из кассы под отчет на ¦ ¦ ¦ ¦ Расходный ¦
¦командировочные расходы ¦ 71 ¦ 50 ¦ 6 500¦ кассовый ордер ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ Бухгалтерские записи на дату утверждения ¦
¦ авансового отчета ¦
+-------------------------T------T------T-------T----------------+
¦Отражены расходы в виде ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦суточных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(55 х 4 х 28,9 + 100) ¦ 44 ¦ 71 ¦ 6 458¦ Авансовый отчет¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Возвращен работником ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦остаток неиспользованной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦подотчетной суммы ¦ ¦ ¦ ¦ Приходный ¦
¦(6500 - 6458) ¦ 50 ¦ 71 ¦ 42¦ кассовый ордер ¦
L-------------------------+------+------+-------+-----------------
--------------------------------
<*> Направление работника в служебную командировку оформляется первичными документами по следующим унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Н.А.Якимкина
Консультационно-аналитический
центр по бухгалтерскому учету
и налогообложению
20.01.2006