Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета. 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Комментарий к статье 17
1. Пункт 1 комментируемой статьи устанавливает минимальные сроки хранения следующих документов:
первичных учетных документов;
регистров бухгалтерского учета;
бухгалтерской отчетности.
Как указано в п. 1 комментируемой статьи, организации обязаны хранить указанные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В отношении таких документов, как рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования), срок хранения установлен в п. 2 комментируемой статьи несколько по-иному: такие документы должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
В отношении электронной формы хранения документов следует отметить (см. комментарий к ст. 9 Закона), что согласно ст. 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" понятие "документ" в этом Законе используется как равнозначное понятию "документированная информация" и определено следующим образом: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Понятие же "информация" в Законе используется в следующем определении: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Пунктом 3 комментируемой статьи установлено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (см. комментарий к ст. 18 Закона).
2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Федеральной архивной службой РФ 6 октября 2000 г. <*>.
--------------------------------
<*> Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. 2001. N 2.
В разд. 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность" данного Перечня названы следующие документы с указанием сроков хранения (нумерация позиций соответствует статьям Перечня):
134. Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:
а) по месту разработки и утверждения - постоянно;
б) в других организациях - до замены новыми.
135. Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
а) сводные годовые - постоянно;
б) годовые - постоянно;
в) квартальные - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно);
г) месячные - 1 год (при отсутствии годовых, квартальных - постоянно).
136. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним - постоянно.
137. Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам - постоянно.
138. Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов - 5 лет.
139. Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов - постоянно (квартальных - 5 лет).
140. Отчеты об исполнении сметы расходов:
а) сводные годовые - постоянно;
б) годовые - постоянно;
в) квартальные - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно).
141. Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета - 5 лет.
142. План счетов бухгалтерского учета - 5 лет.
143. Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) - постоянно.
144. Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности - 1 год.
145. Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др., - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения).
146. Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке:
а) по месту разработки и утверждения - постоянно;
б) в других организациях - до замены новыми.
147. Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) - 5 лет после истечения срока действия договора.
148. Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
149. Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:
а) по месту разработки и утверждения - постоянно;
б) в других организациях - до минования надобности.
150. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
151. Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет.
152. Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) - 5 лет.
153. Лицевые счета работников - 75 лет.
154. Положения о премировании работников - 5 лет после замены новыми.
155. Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения).
156. Переписка о выплате заработной платы - 5 лет.
157. Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов - 5 лет.
158. Гарантийные письма - 5 лет.
159. Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий - 5 лет.
160. Переписка о выдаче и возврате ссуд - 5 лет после погашения ссуды.
161. Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности - 5 лет.
162. Исполнительные листы - до минования надобности, но не менее 5 лет.
163. Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях - 5 лет.
164. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - до замены новыми.
165. Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков - до минования надобности, но не менее 5 лет.
166. Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации - постоянно.
167. Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях - 5 лет.
168. Оборотные ведомости - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
169. Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета.
170. Отчеты по налогам:
а) годовые - постоянно;
б) квартальные - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно);
в) месячные - 1 год (при отсутствии квартальных - 5 лет).
171. Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней - 5 лет.
172. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов - 5 лет.
173. Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам - 5 лет.
174. Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним - 5 лет.
175. Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам - 5 лет.
176. Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда - 5 лет.
177. Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг - 5 лет.
178. Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями - 5 лет после погашения налогов.
179. Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей - 5 лет.
180. Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам - 5 лет.
181. Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами - постоянно.
182. Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей - постоянно.
183. Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки - 5 лет.
184. Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:
а) по месту разработки и утверждения - постоянно;
б) в других организациях - до замены новыми.
185. Лицевые счета акционеров - 5 лет после перехода права собственности на акции (при условии завершения проверки (ревизии)).
186. Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) - 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения.
187. Паспорта сделок - постоянно.
188. Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ - 5 лет (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет).
189. Договоры о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица.
190. Образцы подписей материально ответственных лиц - до минования надобности.
191. Договоры имущественного страхования - 5 лет после истечения срока действия договора.
192. Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
193. Книги, журналы, карточки учета:
а) ценных бумаг - постоянно;
б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) - 5 лет после окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения;
в) основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии);
г) расчетов с организациями - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения;
д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения);
е) погашенных векселей на уплату налогов - 5 лет после погашения налога при условии завершения проверки (ревизии);
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость, - 5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии);
з) хозяйственного имущества - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения;
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения;
к) подотчетных лиц - 5 лет;
л) исполнительных листов - 5 лет;
м) сумм доходов и подоходного налога работников - 5 лет;
н) депонированной заработной платы - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения;
о) депонентов по депозитным суммам - 5 лет;
п) доверенностей - 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии)). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения.
194. Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности - постоянно.
195. Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности - 5 лет.
196. Заказы на бланки учета и отчетности - 1 год.
197. Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности - 5 лет.
При этом ст. ст. 147, 153, 154, 163, 171 - 173, 180, 186, 193 (п. "б") и 197 Перечня имеют отметку "ЭПК". Согласно п. 2.8 указаний по применению Перечня это означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
В соответствии с п. 2.4.2 указаний по применению Перечня организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом:
государственные, муниципальные организации - 10 лет;
негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню (из приведенных выше - ст. ст. 135 (п. "а"), 136, 166, 181, 187, 193 (п. "а")) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.
3. Пункт 23 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о хранении документов бухгалтерского учета и отчетности:
учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии;
первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету;
первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах;
ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.
Согласно п. 25 указанной Инструкции в случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
4. Порядок хранения документов бухгалтерского учета и отчетности кредитными организациями определен в разд. 4 "Хранение документов" Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации (приложение к Положению Банка России от 5 декабря 2002 г. N 205-П).
Как указано в п. 4.1 указанных Правил, ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров кредитной организации. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников кредитной организации и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.
В соответствии с п. 4.2 Положения:
сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа;
в архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах);
после сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях;
кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России;
порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.
Федеральной архивной службой РФ 10 марта 2000 г. утверждены Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения и указания по его применению <*>.
--------------------------------
<*> Справочные правовые системы.
Примерный перечень, как указано в его преамбуле:
содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, подчиненных им филиалов, представительств и учреждений. Перечень состоит из разделов, отражающих основные вопросы деятельности кредитной организации;
служит целям рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения сохранности, отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение, а также защиты законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций;
согласован Центральной экспертной комиссией Банка России (протокол N 4 от 15 ноября 1999 г.) и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве (протокол N 4 от 28 декабря 1999 г.).
Общие положения указаний по применению Примерного перечня содержат следующее:
Перечень служит целям рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение, а также защиты законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций (п. 1.2);
Перечень служит основанием для формирования дел, подготовки номенклатур дел, установления сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, отбора документов для включения в состав негосударственной части Архивного фонда РФ и к уничтожению. Перечень используется в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных учреждений и центральных экспертных комиссий (ЦЭК) или экспертных комиссий (ЭК) и архивов кредитных организаций, а также их филиалов, представительств и учреждений (п. 1.3);
сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы РФ об отнесении ее документов в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации и включенных в список источников комплектования федерального архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива (п. 1.4);
состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате изучения создающихся в деятельности кредитных организаций документов, с учетом рекомендаций специалистов финансовых и банковских организаций, а также положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов (п. 1.5).
5. В подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (в ред. Федерального закона от 9 июля 1999 г. N 154-ФЗ) закреплена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
По мнению Минфина России, выраженному в письме от 9 февраля 1999 г. N 04-01-10 "О сроках хранения документов по учету" <*>, приведенное положение п. 1 ст. 23 НК РФ не вступает в противоречие с комментируемой статьей, т.к. в упомянутых статьях заложены разные предметы регулирования. Так, в ч. 1 ст. 23 НК РФ речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а в ст. 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" говорится о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета.
--------------------------------
<*> Справочные правовые системы.
Срок хранения документов в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен исходя из определенного в ч. 1 ст. 87 НК РФ периода, который может охватывать налоговая проверка. Согласно ч. 1 ст. 87 НК РФ (в ред. Федерального закона от 9 июля 1999 г. N 154-ФЗ) налоговой проверкой могут быть охвачены только три календарных года деятельности налогоплательщика, плательщика сбора и налогового агента, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки.
Глава IV. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ