Статья 50. Хранение документов общества. Комментарий к статье 50

1. В п. 1 ст. 50 Закона установлен перечень документов, которые общество обязано хранить. Этот перечень не является закрытым - непосредственно п. 1 комментируемой статьи установлено, что общество обязано хранить и иные документы, предусмотренные:
федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации;
уставом общества;
внутренними документами общества;
решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Статьей 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено следующее в отношении хранения документов бухгалтерского учета:
организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17);
рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17);
ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17).
В подп. 8 п. 1 ст. 23 части первой НК РФ (в ред. Федерального закона от 9 июля 1999 г. N 154-ФЗ) закреплена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" <*> организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными указанным Федеральным законом.
--------------------------------
<*> СЗ РФ. 2004. N 43. Ст. 4169.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Федеральной архивной службой РФ 6 октября 2000 г. <*>. Перечень согласно указаниям по применению Перечня предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
--------------------------------
<*> См.: Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. 2001. N 2.
Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
Перечень состоит из 12 разделов:
раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;
разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;
раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организаций;
раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;
раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе вопросы социального страхования, жилищно-бытовые вопросы, организации досуга;
раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).
2. В п. 2 ст. 50 Закона определены места, в которых общество может хранить документы, предусмотренные п. 1 комментируемой статьи:
по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества;
в ином месте, которое известно и доступно участникам общества.
Согласно п. 2 ст. 12 Закона сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества (см. комментарий к ст. 12 Закона).
Приведенные положения направлены на обеспечение реализации предусмотренного п. 1 ст. 8 Закона права участников общества получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его учредительными документами порядке. Согласно п. 3 ст. 12 Закона по требованию участника общества, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с учредительными документами общества, в т.ч. с изменениями (см. комментарий к ст. ст. 8 и 12 Закона).
Глава V. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОБЩЕСТВА